Управление командировками

Заявка на командировку – Предварительное одобрение – Онлайн-бронирование – Ввод расходов по командировке – Утверждение расходов – Возмещение расходов

Сегодня во многих компаниях в структуре затрат на персонал доля расходов на командировки уступает только доле затрат на заработную плату. Настало время современных методов управления командировками. Предлагаемое решение предоставляет полностью интегрированную систему управления процессами, связанными с направлением сотрудников в командировки. Это решение позволяет усовершенствовать административные процессы, связанные с командировками, например, процессы предварительного утверждения командировки, интерактивного бронирования билетов и мест в гостинице, ведения отчетности по расходам. Простые и удобные функции ускоряют регистрацию данных, обработку отчетов по командировочным расходам, процессы учета и возмещения расходов. Благодаря этому значительно сокращается объем рутинных ручных операций и оптимизируются административные процессы. В случае децентрализованной модели информационных сервисов, работающих по принципу самообслуживания, могут самостоятельно вводить информацию о командировке, что значительно снижает нагрузку на работников кадровых служб и бухгалтерии.

Решение связывает области управления персоналом, бухгалтерского и управленческого учета и позволяет реализовать единую в рамках всего предприятия политику в области командировок, обеспечивая соблюдение внутренних положений компании. Одним из преимуществ такого подхода является сокращение командировочных расходов за счет выгодных условий централизованной закупки транспортных и гостиничных услуг. Расчет командировочных расходов выполняется в полном соответствии с требованиями законодательства.

Использование для ведения данных по командировкам информационных сервисов, поддерживающих оформление заявок на командировки и отчетов по командировочным расходам, позволяет наладить оптимальные административные процессы. С помощью удобного веб-интерфейса сотрудники могут самостоятельно создавать запросы на командировку, направлять их руководителю на утверждение, запрашивать аванс на командировку, в соответствии с внутренними правилами предприятия бронировать через Интернет билеты на транспорт, места в гостинице, аренду автомобиля и оформлять авансовые отчеты по командировке.

Решение предоставляет следующие возможности для управления данными по командировкам:

Планирование командировок. Четкое соблюдение норм и правил корпоративной политики и возможность проведения централизованных закупок транспортных и гостиничных услуг на более выгодных условиях позволяет значительно сокращать командировочные расходы.

Управление командировочными расходами. Решение содержит простые
 и удобные функции, которые ускоряют обработку отчета по командировочным расходам, процессы расчета и оплаты командировочных расходов, благодаря чему сокращается нагрузка на административный персонал, занятый учетом командировочных расходов. Руководство имеет возможность применять эффективные стратегии в области командировочной политики и упростить контроль командировочных бюджетов в рамках всей организации, обеспечив при этом соблюдение норм и правил как внутрикорпоративной политики, так и законодательных положений, в том числе в области налогообложения.

Аналитика по командировкам. Решение поддерживает централизованный учет всех данных по бронированиям и расходам, оптимизирует процесс принятия управленческих решений, разработки и внедрения новых стратегий, нацеленных на сокращение расходов и предоставление сотрудникам, направляемым
 в командировки, более качественных логистических услуг. Стандартные, готовые к использованию отчеты помогают специалистам компании получать и анализировать всю необходимую информацию, контролировать командировочные расходы, принимать оптимальные управленческие решения и совершенствовать работу с поставщиками услуг.

Простой и понятный интерфейс решения позволяет специалистам по ведению командировок и сотрудникам, направляемым в командировку, получать удобный доступ к информации и ко всем необходимым инструментальным средствам. Все шаги процесса унифицированы и интуитивно понятны, это облегчает освоение решения пользователями, минимизирует время, необходимое на их обучение, а, следовательно, сокращает расходы, связанные с обучением.

Благодаря упрощенной процедуре ввода и обработки данных по командировкам в режиме реального времени, решение сокращает объем ввода данных вручную и время обработки документов, позволяет за счет этого избежать дублирования работ и снизить количество ошибок.

Благодаря эффективным процессам контроля и проверки всех данных, связанных с командировками сотрудников, компании могут избежать неоправданно высоких командировочных расходов.