Lesen wir diese Definition aufmerksam durch. Es stellt sich heraus, dass eine Organisation fast ausschließlich aus Geschäftsprozessen besteht. Und sie enthalten den Wettbewerbvorteil der Firma - merken Sie das Wort "unique".

Sie haben also Geschäftsprozesse auf jeden Fall. Das bedeutet aber nicht, dass sie:
● kontrollierbar,
● transparten,
● reproduzierbar und
● stabil
sind.

Wenn aber die Geschäftsprozesse sich auf SAP Business Workflow basieren, dann ist das alles vorhanden.

Ein Workflow ist ein elektronisches Geschäftsprozess. Und das ist nicht nur Austausch von Informationen. Für den Austausch von Informationen reicht E-Mail. Aber eine E-Mail kann dem Mitarbeiter lediglich mitteilen, dass neue Arbeit vorliegt, wobei ein Workflow diese Arbeit dem Mitarbeiter zustellt und ihre Erledigung kontrolliert.

Einführung von SAP Business Workflow führt zu den folgenden 4 Ergebnissen:

1. Prozesse werden schneller.
2. Prozessdefinition wird transparent: jeder weiß, was und wofür er machen soll, auch bei hoher Fluktuation der Arbeitskraft.
3. Jede Instanz (Durchlauf) des Prozesses wird transparent: während der Ausführung und nach der Beendigung des Prozesses ist es leicht sichtbar, wer was und wann gemacht hat.
4. Der Prozess wird kontrollierbar: er kann nur nach dem vorgegebenen Schema ausgeführt werden; und wenn die Organisation eine Änderung an diesem Schema braucht, kann das auch schnell umgesetzt werden.

● Freigabe von Abwesenheitsanträgen. Der Antrag wird von den Leitern des Antragstellers geprüft, wobei die Liste der Freigeber von der Stelle des Antragstellers abhängen kann. Nach der Freigabe des Antrags wird im System automatisch ein Datensatz angelegt und bei Bedarf weitere Dokumente ausgestellt.

● Personaleinstellung. Dieser Prozess beginnt mit dem Anlegen einer Vakanz, zu der dann in mehreren Instanzen (Recruitingabteilung, Leiter der Vakanz usw.) Kandidaten betrachtet werden, von denen einer gewählt und eingestellt wird. An diesen Prozess kann auch der Onboarding-Prozess angeschlossen werden.

● Freigabe von Bestellanforderungen. Wenn ein Mitarbeiter Bleistifte braucht, kann er sie nicht selbst bestellen. (Was wäre, wenn alle Mitarbeiter beliebige Waren auf Kosten des Arbeitgebers bestellen könnten?) Es wird eine Bestellanforderung (Banf) angelegt, und auf der Basis der Banf wird geprüft: brauchen wir diese Stifte? haben wir sie vielleicht bereits?

● Bearbeitung und Bezahlung von Eingangsrechnungen. Nicht alle Eingangsrechnungen sollen sofort bezahlt werden. Es muss zuerst geprüft werden, ob die Ware eingegangen ist, ob wir sie in dieser Menge bestellt haben, ob die Qualität in Ordnung ist.

● Bearbeitung von Qualitätsmeldungen. Bei einer Meldung über Probleme mit der Qualität ist es wichtig, sie nach dem vorgegebenen Schema zu Bearbeitung und die Bearbeitung zu dokumentieren, um ähnliche Probleme weiterhin systematisch auszuschließen.

● Helpdesk-Tickets. Es können mehrere Support Levels organisiert werden:

First-Level-Support, für einfache Fragen;

Second-Level-Support - für Fragen, die der First-Level-Support nicht beantworten konnte;

Third-Level-Support - für Fragen, die der First- und Second-Level-Support nicht bearbeiten konnte.

Das befreit hochbezahlte Mitarbeiter (Third-Level-Support) und beschleunigt die Ticketbearbeitung. Darüber hinaus erlaubt der Workflow, die Status der Tickets zu kontrollieren.